Syneos Health Global Applicant Privacy Notice

Corporate and Clinical Employee Positions

Dernière mise à jour : 1 November 2022

Syneos Health (“we,” “us,” or “Syneos Health”), operating through its affiliates/subsidiaries located throughout the world (collectively, the “Company”) is committed to protecting your privacy and has implemented the measures below to protect the personal data we process about you. Our use of information that cannot identify you is not limited in any way by this notice.

Champ d’application

This notice applies to all Personal Data gathered by, for, and on behalf of Syneos Health as detailed below, and during the application, recruitment, selection, and onboarding process. This notice is not an offer of employment nor does it form an employment contract.

Effet des autres avis

Syneos Health s’est dotée d’autres avis ou modalités en matière de confidentialité qui sont adaptés aux diverses façons par lesquelles les multiples secteurs d’activité ou fonctions opérationnelles de Syneos Health recueillent vos données personnelles. For example, Syneos Health provides a website privacy notice that describes the Personal Data we may collect in connection with your use of Syneos Health sites that link to it. If you receive a privacy notice provided to you for a specific purpose, the terms of the more specific notice or contract will control your interaction with Syneos Health with respect to that purpose.

Identification du contrôleur de données

L’entité juridique de Syneos Health qui est le contrôleur de vos données personnelles est l’entité de l’entreprise située dans votre juridiction et avec laquelle vous avez interagi pour fournir vos données personnelles, ou une autre entité juridique de Syneos Health avec laquelle vous avez interagi pour fournir vos données personnelles (si vous n’avez pas interagi avec une entité juridique locale). A current list of all Syneos Health entities globally can be found at https:/www.syneoshealth.com/our-office-locations. You can contact the Syneos Health entity acting as a data controller through our Privacy Office, using the contact information provided in this notice.

The Categories of Personal Data We Collect

During the application, recruitment, selection, and onboarding process, Syneos Health may collect or obtain Personal Data about you. Les autorités de réglementation définissent ce qui constitue des données personnelles, mais en général, cela comprend des renseignements tels que votre nom, votre adresse municipale, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel, votre appartenance à une entreprise, vos antécédents en matière d’emploi et d’éducation, votre historique de navigation et toute activité associée. The categories of Personal Data we collect or obtain about you may include:

• Personal Identifiers such as your name, username; unique personal identifier, IP address, mobile device IDs, date of birth, work related photographs, postal or street address, social security number or other national identification number, and similar identifiers;
• Contact details including your email address, telephone number, and emergency contact details;
• Professional or employment-related information such as level of service and work history, which may include details of your qualifications, skills, work location, experience, work record, employment history, and information about your compensation and benefit entitlements;
• Educational and training history, including schools or institutions attended, course work or training completed, degrees or certifications earned, educational awards, certificates and licenses, vocational records and in-house training attendance;
• Recruitment and performance-related data, such as professional and personal reference contacts, objectives, ratings, comments, feedback results, career history, eligibility for re-hire, work equipment, career and succession planning, skills and competencies and other work-related qualifications.
• Inferences about characteristics, such as your abilities and aptitudes.
• In some jurisdictions, we may also collect information about you such as your gender, racial or ethnic origin, or veteran’s status; whether or not you have a disability for which we need to make reasonable adjustments; whether you are entitled to work in the country in which the position is located, your immigration status and your residence status; and other information included by you in your resume or curriculum vitae or disclosed to us during the application, recruitment, hiring and onboarding process.

From time to time we may combine Personal Data with other information, such as combining a location with your name. Si nous associons des données personnelles à d’autres renseignements, nous traiterons ces renseignements combinés comme des données personnelles. When we combine information we may do so to improve the completeness and accuracy of your Personal Data and to perform the other activities described in this notice or another notice we may provide to you.

How we Collect or Obtain Information About You

We collect or obtain information about you in several ways.

• Interactions directes : We collect Personal Data directly from you when you choose to provide us with your Personal Data, for example, when you complete a form, upload a document, or communicate with us through other means, such as via telephone or email.
• Open Source Data: We may also collect Personal Data from other sources, for example from information you may have made publicly available, such as social media posts.
• Interactions with Technology: We may collect Personal Data resulting from the use of technologies such as cookies and other tracking technologies. For example, we may log certain information that your browser sends us, such as your IP address.
• Service Providers and Other Third Parties: We may collect information from service providers, from recruiting agencies with which you have shared your information, and from firms that conduct background checks. The content of background checks may vary by jurisdiction, but can include verification of employment and educational history, criminal offences, compliance screening against publically available watch and sanctions lists, and information gathered from social media platforms, and other publicly available sources. We may also obtain information about you from recruitment vendors, relocation vendors, personal or professional references, and former employers and industry contacts.

In addition to collecting Personal Data, we may also collect statistical or aggregated information through your interaction with and use of our applicant portal that does not reveal your specific identity nor directly relate to you. For example, we may aggregate Personal Data to calculate the percentage of users in a particular country or city. This other information may include, but is not limited to, non-identifying browser information, data collected through automated electronic interactions such as referring page, application usage data, demographic information, non-precise geographic location, statistical and aggregated information. To learn more about how we do this, please see the “Cookies and Other Tracking Technologies” portion of this notice.

Données sensibles à caractère personnel

We do not generally seek to collect Sensitive Personal Data (which is also known in certain jurisdictions as special categories of Personal Data) unless it is required as part of the application, recruitment, selection, and onboarding process. Le terme « Données sensibles à caractère personnel » fait référence à des catégories de données personnelles identifiées par les lois relatives à la protection des données comme nécessitant un traitement particulier, y compris en exigeant dans certaines circonstances d’obtenir un consentement explicite de votre part. Ces catégories comprennent généralement les éléments suivants : origine raciale ou ethnique, opinions politiques, antécédents financiers, croyances religieuses ou similaires, vie sexuelle, appartenance ou affiliation à un syndicat, dossiers et antécédents médicaux individuels, état de santé physique, mental ou physiologique, renseignements génétiques ou biométriques, opinions ou activités idéologiques, informations sur les mesures de sécurité sociale, procédures ou sanctions administratives ou pénales traitées en dehors de procès en cours.

If we seek to collect Sensitive Personal Data, we will do so in accordance with applicable law

Comment nous utilisons les données personnelles

We use Personal Data for many purposes, including:

• to allow you to utilize the Syneos Health applicant portal;
• to respond to your questions or other requests or to provide you with information;
• to contact you regarding your application for a particular job or for other potential employment for which your skills may be a fit, or regarding material changes to this notice or related policies;
• to improve the applicant portal and for internal business purposes;
• to tailor your experience with the applicant portal and/or otherwise customize what you see when you visit our websites;
• to provide you with information about Syneos Health that may be of interest to you;
• to contact you for responses to surveys or questionnaires;
• to maintain, operate and administer the applicant portal and manage our candidate pool;
• to collect information, we are required to obtain from regulators during the application, recruitment, selection, and onboarding process;
• as applicable, to conduct interviews, assess your suitability for a position; facilitate the hiring and onboarding process;
• to conduct ongoing screening against publically available watch and sanctions list; and
• for other purposes reasonably related to your application for employment or as otherwise disclosed at the time you provide the Personal Data to us.

The above processing may be performed both electronically and on paper.

Divulgation à des tiers

We may share Personal Data within the Syneos Health Group companies and with third parties, as described below.

• Companies that are members of the Syneos Health Group of companies.
• Sociétés et personnes qui travaillent pour nous : We contract with other companies and individuals to help us manage our application, recruitment, selection, and onboarding process. For example, we may host some of our applications on another company's systems, hire technical consultants to maintain our sites, work with companies who provide customer service, recruitment support, background checks, relocation services, and other services related to the application, recruitment, selection, and onboarding process. En outre, nous pouvons valider votre identité et d’autres informations par rapport aux bases de données disponibles. In order to perform their services, these other companies may have limited access to some of the Personal Data we maintain about you. D’autres entreprises peuvent recueillir de l’information en notre nom par le biais de leurs sites Web ou de leurs applications. Nous exigeons que ces sociétés utilisent vos informations uniquement pour satisfaire leurs responsabilités envers nous. Nous exigeons également que ces entreprises gardent vos renseignements personnels confidentiels et se conforment aux lois en vigueur. Syneos Health a pour pratique (i) de faire raisonnablement preuve de diligence raisonnable envers nos fournisseurs de services; (ii) d’obtenir des engagements écrits du fournisseur de services concernant le traitement des données personnelles, notamment qu’il les traitera conformément à nos instructions; (iii) d’adopter des mesures techniques et organisationnelles adéquates pour protéger vos données personnelles; et (iv) de ne pas conserver les données personnelles plus longtemps qu’il n’est nécessaire pour fournir ses services. Details of service providers and the countries in which they are based are available from Syneos Health by contacting its Global Privacy and Data Protection Officer. You are responsible for any additional permissions you choose to grant to service providers for other services. We are not responsible for the practices of recruiting firms you have engaged directly and from whom we have received your information.
• Transferts commerciaux : Si nous transférons une unité commerciale ou un actif (tel qu’un site Web Syneos Health) à une autre entreprise, nous pourrions transférer les données personnelles que nous avons recueillies à la tierce partie concernée.
• Exigences légales : Syneos Health may provide Personal Data to law enforcement or other government officials to comply with applicable legal requirements. We may disclose activities or information about you as we, at our sole discretion, determine necessary or appropriate, in connection with an investigation of fraud, for the administration of justice, intellectual property infringements, or other activity that is illegal or may expose us or you to legal liability.
• For the protection of health and safety of persons: Nous pouvons divulguer des informations si, à notre avis, la divulgation s’avère nécessaire pour prévenir la mort ou les blessures graves d’une personne.

Base juridique pour le traitement des données personnelles

Dans certaines juridictions, telles que les pays membres de l’Union européenne, nous sommes tenus d’identifier les bases juridiques du traitement des données personnelles. Nous traitons des données personnelles :

• pour effectuer des contrats conclus avec vous ou pour prendre des mesures à votre demande avant de conclure de tels contrats;
• To comply with a legal obligation, such as to consider reasonable adjustments to your work environment necessitated by a disability, or to comply with equal employment regulations;
• For our legitimate business interests, such as assessing and managing our workforce, which will be assessed in connection with the specific use of Personal Data;
• avec votre consentement (ou, s’il est nécessaire de traiter des Données sensibles à caractère personnel, avec votre consentement explicite), qui sera sollicité et donné par le biais des Sources ou autrement.

Retrait du consentement

In certain countries, you may have the right under certain circumstances to withdraw your consent to our Processing of your Personal Data where we process your Personal Data based on your consent or your explicit consent. Once we have received notification that you have withdrawn your consent, we will no longer Process your Personal Data for the purpose(s) to which you originally consented unless there are compelling legitimate grounds that override your interests, rights and freedoms (for example, to comply with a legal obligation), or for the establishment, exercise, or defense of legal claims. Si nous avons traité des données personnelles à des fins de marketing direct, vous avez le droit de vous y opposer en tout temps, auquel cas nous ne traiterons plus vos données personnelles à de telles fins. Le retrait de votre consentement n’affecte pas la légitimité du traitement effectué avant le retrait. Si vous retirez votre consentement au traitement futur de vos données personnelles, nous pourrions ne pas être en mesure de communiquer ou d’interagir avec vous, comme prévu à l’origine lorsque vous avez donné votre consentement pour la première fois.

Transferts transfrontaliers

Syneos Health operates on a global basis, and your Personal Data may be transferred, accessed and stored globally as necessary for the uses stated in this Privacy Notice, or in another notice or agreement provided to you. Nous avons pris des mesures pour protéger la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la sécurité des données personnelles lorsque celles-ci sont transférées. By using the applicant portal (and if required by law), you consent to the transfer of information to countries outside of your country of residence.

Dans la mesure où vos données personnelles sont partagées avec des fournisseurs de service ou d’autres tiers traitant des données personnelles pour notre compte qui sont situés en dehors de votre pays de résidence, nous avons pour pratique de conclure des contrats adaptés exigeant de tels tiers qu’ils se conforment aux lois en vigueur en matière de protection des données.    

For applicants based in the European Union, Switzerland and the United Kingdom: Syneos Health était un membre du cadre du Bouclier de protection de la vie privée UE-États-Unis et du cadre du Bouclier de protection de la vie privée Suisse-États-Unis de 2016 à 2022. Syneos Health s’est retirée des cadres du Bouclier de protection de la vie privée en octobre 2022. En ce qui concerne les renseignements transférés de l’UE ou de la Suisse vers les États-Unis, Syneos Health a continué et continuera de se fier aux mesures de protection appropriées en matière de transfert de données, comme les clauses contractuelles types qui demeurent en vigueur.

Conservation et suppression

When you create an account, Syneos Health will retain your Personal Data in our applicant tracking system. While your information is active, you may still be considered for other positions at Syneos Health. If you do not wish to be considered for future positions, you may deactivate your account at any time by using the tools provided in the applicant portal. This action will result in a “soft delete,” which will remove your Personal Data from the applicant tracking system. Even if you delete your account, however, Personal Data associated with jobs to which you have applied will be retained for compliance and record keeping purposes, and will be subsequently permanently deleted in accordance with the Company’s retention practices. If you are hired by Syneos Health, your information will be retained as part of the information we process about you in connection with your employment.

La protection des informations

La sécurité de vos données personnelles est très importante pour Syneos Health. Nous utilisons des mesures de protection physiques, électroniques et administratives commercialement raisonnables, conçues pour protéger vos données personnelles contre la perte, l’utilisation abusive et l’accès non autorisé, la divulgation, la modification et la destruction. However, regardless of our efforts and the device you use to access the applicant portal or other online resources, it is possible that third parties may unlawfully intercept or access transmissions or private communications over an unsecured transmission.

Témoins et autres technologies de suivi

The applicant portal and/or third parties may use “cookies,” “web beacons,” scripts, tags, Local Shared Objects (Flash cookies), Local Storage (HTML5) beacons, and other similar tracking technologies (collectively, “Tracking Technologies”) to collect information from you automatically as you use the Sources, browse Syneos Health websites, and the web. Ces technologies de suivi nous aident à adapter notre contenu, à recueillir des statistiques concernant l’utilisation du site Web et de l’Internet et à les comprendre, à améliorer ou à personnaliser le contenu, les offres ou les publicités à travers les Sources, à personnaliser votre expérience par rapport aux Sources (p. ex., pour vous reconnaître par votre nom lorsque vous retournez à un site Web de Syneos Health), à enregistrer votre mot de passe dans des zones protégées par un mot de passe, à enregistrer vos paramètres de lecteur vidéo en ligne, à nous aider à vous offrir des programmes ou des services qui pourraient vous intéresser, à diffuser une publicité pertinente, à maintenir et à administrer les Sources, et à d’autres fins décrites dans la section « Utilisations de l’information » du présent Avis de confidentialité.

These Tracking Technologies collect “click stream” data and other information regarding your use of the applicant portal, such as your visits, use of our features and preferences, and may also collect your IP address or some other identifier unique to the device you use to access the Sources (“Identifier”). Your Identifier may be automatically assigned to the device you use to access the applicant portal. By using the applicant portal, whether as a registered user or otherwise, you acknowledge, understand, and hereby agree that you are giving us your consent to track your browsing activities and your use of the applicant portal through these technologies.

Témoins

Les « témoins » sont des fichiers texte qu’un site Web peut envoyer à votre appareil par le biais du navigateur afin d’identifier l’appareil. Les témoins peuvent être soit « volatils » (conservés seulement jusqu’à ce que vous quittiez votre navigateur Web), auquel cas ils vous aident à naviguer efficacement sur nos Sources pendant une visite, soit « persistants » (conservés pendant une plus longue période, même une fois que vous avez quitté votre navigateur), auquel cas ils mémorisent des informations pertinentes comme vos préférences linguistiques. The Syneos Health applicant portal may use both session level and persistent cookies.

Les témoins peuvent aussi être des « témoins internes », à savoir des témoins placés par le propriétaire d’un site Web dans celui-ci, ou des « témoins tiers », à savoir des témoins appartenant à une partie et placés dans le site Web d’une tierce partie. We may use both first- and third- party cookies on the applicant portal. Certains des témoins tiers que nous utilisons sont liés aux Technologies de suivi dont nous avons acquis les licences auprès de tiers, dont Adobe Experience Cloud et Google Analytics. Ces entreprises utilisent un code d’instruction pour recueillir de l’information concernant votre interaction avec nos sites, comme les pages que vous visitez, les liens sur lesquels vous cliquez et le temps que vous passez sur nos sites.

Si vous souhaitez en savoir davantage sur les témoins, y compris la façon de les gérer, veuillez consulter Tout sur les témoins.

Autres technologies de suivi

We also use other technologies to collect information about how the applicant portal is used, tailor our content, gather statistics about and understand website and internet usage, improve or customize the content, offerings or advertisements through the applicant portal, personalize your experience with respect to the applicant portal (for example, to recognize you by name when you return to the portal), save your password in password-protected areas, save your online video player settings, help us offer you programs or services that may be of interest to you, maintain and administer the applicant portal and for other purposes described in the "Uses of Information." Certains exemples de ces technologies de suivi comprennent :

• Les « pixels espions » (également appelés balises d’image, gifs invisibles ou connexions malignes), y compris les pixels de conversion, qui sont de petits fragments de code servant à recueillir des données publicitaires. Ils peuvent compter les pages vues ou nous aider à comprendre, p. ex., si les courriels que nous envoyons ont été ouverts ou s’il y a eu des clics sur certains liens. Tel qu’indiqué ci-dessus, les pixels espions agissent souvent de concert avec les témoins. Si vous ne voulez pas que l’information relative aux témoins soit associée à vos visites, vous pouvez désactiver les témoins dans votre navigateur. Votre visite sera alors détectée, mais elle ne sera pas associée à l’information conservée dans les témoins.
• Des objets locaux partagés (p. ex., des témoins Flash) et une mémoire locale (p. ex., HTML5) peuvent servir à recueillir et conserver des informations et des préférences concernant le contenu. You may manage Flash cookies by clicking here. Votre navigateur peut offrir des paramètres permettant de désactiver la mémoire locale HTML5.

The applicant portal does not recognize automated “do not track” instructions. Vous pouvez cependant ajuster les préférences de votre navigateur Web en matière de confidentialité quant à l’utilisation de la plupart des témoins. Par exemple, vous pouvez supprimer des témoins existants et bloquer l’installation des témoins futurs sur votre appareil à l’aide des paramètres de confidentialité de votre navigateur. Unless you choose to block cookies, the applicant portal may issue cookies when you visit our site or click on an e-mail link that we send to you, even if you have previously deleted our cookies. If you choose to delete or block cookies, you may impact your user experience on the applicant portal, as some features may no longer work. En plus de supprimer ou de bloquer les témoins, vous pourriez être en mesure de gérer vos préférences en matière de témoins avec le fabricant de ces témoins. For example, you can opt out of Google Analytics by clicking here. You can opt out of Adobe Experience Cloud by clicking here.

Vos droits en tant que personne concernée

Dans certaines juridictions (p. ex., les pays membres de l’Union européenne), certains droits pourraient vous être conférés pour ce qui est d’accéder à vos données personnelles et de les modifier, sous réserve de certaines conditions et exceptions contenues dans les lois en vigueur. Ces droits peuvent comprendre les suivants :

• Nous demander de confirmer si vos données personnelles sont traitées par nous et si c’est le cas, obtenir l’accès à vos données personnelles et à certaines informations les concernant.
• Exiger la correction de vos données personnelles si celles-ci sont inexactes ou incomplètes.
• Nous enjoindre d’arrêter de traiter vos données personnelles dans certaines circonstances.
• Effacer ou supprimer vos données personnelles, par exemple, quand ces données ne sont plus nécessaires pour atteindre l’objectif dans lequel elles avaient été recueillies.
• Restrict the further processing of Personal Data.
• Request us not to be subject to a decision based solely on automated processing, including profiling, which produces legal effects concerning you or similarly significantly affects you (we currently do not engage in such processing).
• Nous demander de vous fournir vos données personnelles en vue de leur transmission à un autre contrôleur de données ou de transmettre directement ces données à un autre contrôleur de données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible à la machine.

Afin de protéger votre confidentialité et la sécurité de vos données personnelles, nous prendrons des mesures raisonnables pour vérifier votre identité avant de fournir les renseignements demandés au sujet de vos droits. Please note that you may also utilize the tools provided in the applicant portal to update your account information and remove your information from consideration in our candidate pool.

Exercer vos droits ou signaler des préoccupations

Si vous avez des questions concernant les données personnelles que nous traitons, ou si vous avez des questions ou des préoccupations ou si vous souhaitez exercer les droits qui vous sont conférés par la loi d’accéder à vos données personnelles et de les modifier, veuillez communiquer avec le responsable mondial de protection des données et de la vie privée de Syneos Health à l’adresse suivante :

À l’attention de : Privacy Office Syneos Health 1030 Sync Street Morrisville, NC 27560 États-Unis d’Amérique

À l’attention de : Privacy Office Syneos Health Farnborough Business Park, 1 Pinehurst Road, Farnborough, Hants, GU14 7BF Royaume-Uni

We may also be reached via e-mail at [email protected].

Résolution possible de votre litige ou plainte

Toute question, préoccupation ou plainte portant sur l’utilisation de vos données personnelles doit être adressée au responsable mondial de protection des données et de la vie privée de Syneos Health en utilisant les coordonnées ci-dessus.

Si vous êtes situé dans certaines juridictions, telles que l’Union européenne, vous avez aussi le droit de porter plainte concernant la collecte ou l’utilisation de vos données personnelles auprès de votre autorité de réglementation locale. For residents of the European Union, you may access the contact information for the Supervisory Authority for the Member State in which you reside by clicking here. For residents of the United Kingdom, you may contact the Information Commissioner’s Office by clicking here.

Modifications au présent avis de confidentialité

Il se peut que nous mettions périodiquement à jour le présent avis. Lorsque nous publions des modifications à cet avis, nous révisons également la date « Dernière mise à jour » affichée en haut de l’avis. If there are material changes to this notice, we will notify you by e-mail. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cet avis afin d’être informé de la façon dont nous utilisons vos informations et d’être au courant de toute modification apportée à l’avis. Your continued use of the Syneos Health applicant portal after the posting of any amended notice shall constitute your agreement to be bound by any such changes. Tout changement à cet avis entrera en vigueur immédiatement après avoir été publié par nous.

By selecting the “I Accept” button you acknowledge and confirm that you have received and understand this notice. Further, where your consent is required by law, you consent to the use of your personal data as explained in this Privacy Notice and the transfer of your Personal Data to the Syneos Health companies located in countries other than your own, including to the United States.